Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban Áfa tv.) 259. § 5.
pontja szerint elektronikus számla az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla,
amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Ennek alapján egy PDF
formátumban e-mailen keresztül küldött számla elektronikus számlának minősül (még akkor
is, ha nem tartalmaz elektronikus aláírást vagy időbélyeget).
Az elektronikus számla kibocsátását azonban szigorúan szabályozzák a vonatkozó
jogszabályok, azaz az Áfa tv. és a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint
az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.
30.) NGM rendelet. Az elektronikusan kibocsátott számla kibocsátásának és befogadásának
úgy kell megtörténnie, hogy az eredet hitelessége, a tartartalom sértetlensége és az
olvashatóság biztosított legyen. Az elektronikus számlát mindkét félnek elektronikus
formában kell megőriznie, az előbb említett alapelvek megtartása mellett. Az Áfa tv. előírja
továbbá, hogy a számla befogadójának az elektronikus számlázásba bele kell egyeznie
[jogszabályi hivatkozás: Áfa tv. 179. § (2) bekezdés, 175. § (3) bekezdés].

A számla átadható tehát akár papír alapon, akár elektronikus úton, a megőrzésére
vonatkozóan azonban a megfelelő jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni. Nincs
akadálya annak, hogy a PDF formátumban készült számlát elektronikus számlaként kezeljék,
ha abba a vevő beleegyezik, és azt mindkét fél elektronikusan tárolni tudja változatlan
formában.
Amennyiben azonban a számlát a vevő nem tudja elektronikus számlaként kezelni, úgy azt
papír alapon szükséges kibocsátani.
A levelében leírt gyakorlat (azaz, hogy a kibocsátott számlákat a számla kibocsátója
elektronikus számlaként, a számla befogadója pedig, nyomtatás után papír alapú számlaként
kezelje) nem felel meg a jelenleg hatályos jogszabályoknak. Amennyiben a számla
elektronikus úton kerül kibocsátásra és befogadásra, azt utólag átminősíteni nem lehet. A
fent említett jogszabályi előírás szerint az elektronikus számlázásba a vevőnek bele kell
egyeznie, amennyiben a vevő jelzi a számlakibocsátó felé, hogy az elektronikus számlát nem
tudja megfelelően kezelni, véleményünk szerint elektronikus számla nem bocsátható ki.
Nem kifogásolható azonban az az eljárás, ha a számlakibocsátó a számlát előzetesen, a
gyorsabb ügyintézés érdekében, e-mailben megküldi a partnerének, emellett pedig azt papír
alapon kibocsátja, ilyen esetben azonban a feleknek meg kell egyezniük, hogy melyik
bizonylatot tekintik hitelesnek, ezt a számlát kell a későbbiekben adóigazgatásra alkalmas
bizonylatnak tekinteni mindkét félnek.

Amennyiben az elektronikus számlázási módot alkalmazzák, figyelemmel kell lenni, a digitális
archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet előírásaira is, mivel ez a rendelet
tartalmazza, hogy az megőrzési kötelezettséget elektronikus úton hogyan lehet teljesíteni.

Az Áfa tv. fogalmi meghatározásából levezethető, hogy a számlázó programmal kiállított, emailen

keresztül PDF formátumú megküldött (a jogszabályi előírásoknak megfelelő) számla
hiteles számlának minősül.

Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevélben részletezettek szakmai véleménynek minősülnek,
kötelező jogi erővel nem bírnak.

Tisztelettel:
Nemzeti Adó- és Vámhivatal
Központi Irányítás
Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztály